Правилно организираната офис работа е един от компонентите на успешната работа на всяко (дори и малко) предприятие. Всъщност първото впечатление за бизнес партньорите зависи от начина на съставяне на основните документи (заповеди, инструкции, писма и т.н.). Също така е важно колко бързо преминават потоците от входяща, изходяща и вътрешна документация.
Инструкции
Етап 1
Конкретен служител трябва да отговаря за работния процес в предприятието. Ако предприятието не е много голямо, то е секретар, помощник секретар. Ако организацията включва повече от един подразделение (особено ако те имат различни териториални местоположения), се организира услуга на предучилищна образователна институция (документална подкрепа на управлението).
Те са тези, които разработват инструкциите на компанията за работа в офиса, преразглеждат я и правят промени. Когато подготвяте документа, можете да вземете за основа „Правилата за работа в офиса във федералните изпълнителни органи“.
Стъпка 2
Това е важен, решаващ етап, защото след одобрението на инструкциите за работа в офиса, документите в предприятието трябва да съответстват на определен стил:
- местоположение на детайли (надлъжни, ъглови);
- фирмен шрифт;
- формат (размер на хартията, отстъпи).
В допълнение към примерните формуляри на предприятието, инструкциите трябва да отразяват такива въпроси като организацията на регистрация на входящи / изходящи документи; организация на контрола върху изпълнението на документите и взетите решения; подготовка и прехвърляне на документи в архива и др.
Стъпка 3
Формирането на папки, в които се съхраняват документи от определен предмет, трябва да се извършва в съответствие с номенклатурата на делата. Той се разработва от лицето, отговарящо за воденето на документация, въз основа на „Списък на стандартни документи за управление, генерирани в дейностите на организацията, като се посочва времето за съхранение“.
Стъпка 4
Поради факта, че работата по разработването на номенклатурата на делата е обемна, изисква широки познания, по-правилно е да се организира работата по нея с участието на представители на отделни служби и отдели. Те съставят списъци на делата (посочващи и сроковете на съхранение), които се формират в службата или отдела, а предучилищното образователно заведение прави обобщена номенклатура на делата за предприятието.
Стъпка 5
За да се улесни работата с документи, все повече предприятия използват електронна система за управление на документи (EDMS). Възможно е да се избере ефективно работеща EDMS за всяко предприятие (с брой служители 7 или 2000). Най-ефективните по отношение на съотношението цена / качество днес са такива системи като "Delo", "EVFRAT-Управление на документи".
Но дори ако вашето предприятие все още не е в състояние да закупи EDMS, стандартните програми на Microsoft Office ще дойдат на помощ. Използвайки обичайните средства на Word, Excel, PowerPoint, е напълно възможно да се организира проектирането на документи в съответствие с изискванията на фирмената идентичност, да се настрои електронен документооборот.
