Дейностите на много предприятия са свързани със сключването на договори за доставка на стоки, закупуване на суровини и компоненти. Всяка компания сключва договори със служители. За да се улесни използването на документацията, практиката за поддържане на голямо разнообразие от счетоводни списания е широко разпространена. В такъв дневник е удобно да се записва например хронологията на движението на отделни документи и подробностите за договорите.
Необходимо
- - дневник на счетоводството на договорите;
- - договори.
Инструкции
Етап 1
Разработете форма за водене на отчет за договорите. Той трябва да отразява спецификата на предприятието и да бъде лесен за използване. В голямо предприятие можете да одобрите такава форма на списанието със специална заповед, като го допълвате с препоръки за попълване на документацията.
Стъпка 2
Оформете заглавната страница на списанието. Въведете името на документа тук. Отразявайте името на компанията и всички необходими подробности. Въведете началната дата за регистриране. В голяма компания е препоръчително да се води отделен дневник на договорите за всяка структурна единица. Номерирайте страниците на списанието, закрепете го с телбод, ако е необходимо и поставете печата на организацията.
Стъпка 3
Разделете работните страници на списанието на няколко колони, чийто брой ще се определя от вашите нужди и спецификата на договорите. Посочете колони за серийния номер на документа, датата на договора и изтичането му. Отделна колона ще съдържа кратко указание за предмета на поръчката. Включете в дневника и лицата, отговорни за изпълнението на договорните задължения.
Стъпка 4
Ако смятате, че електронната форма на списанието ще бъде по-удобна, разработете свой собствен софтуерен продукт за записване на договори или поръчайте тази работа от специализирана организация. В някои случаи можете да използвате програмата за електронни таблици Microsoft Excel за тази цел.
Стъпка 5
Определете длъжностно лице, което ще отговаря за воденето на дневника. Обикновено това лице е служител на кадровия отдел на предприятието или служител на правния отдел.
Стъпка 6
Поставете за правило систематичното водене на запис на договорите, като отразявате непрекъснато документацията в него, а не от отделен случай. Това ще позволи на ръководството на предприятието да има пълна представа за процесите, протичащи в компанията и ще осигури възможност за бързо навигиране в гъстия поток от документация.
