Рано или късно всеки служител е изправен пред въпроса: как правилно да съставя отчет за работата си. Всеки отчет е важен инструмент за служителя и мениджъра, с помощта на този формализиран тип комуникация, мениджърът получава информацията, от която се нуждае, която му е необходима за анализ и оценка на дейностите на служителя.
Инструкции
Етап 1
На първо място, необходимо е да се определи какъв тип доклад трябва да бъде съставен: еднократен или работен. Еднократните отчети обикновено се изготвят въз основа на резултатите от конкретни дейности и работниците ви позволяват периодично да анализирате работата, извършена от служителя (обем и резултат).
Периодичните отчети могат да бъдат: ежедневни (могат да се използват за наблюдение на важни краткосрочни проекти или по време на изпитателния период на служител), седмични (най-често срещани), месечни, тримесечни и готови (този вид доклад съдържа голямо количество аналитична информация и обикновено се предоставя на висшето ръководство).
Стъпка 2
И така, как правилно да напишете отчет за работа?
Първо, трябва да решите времето на доклада и да планирате в работния си график времето за изготвянето му. Това може да бъде малко време всеки ден или конкретно време, определено за съставяне на целия отчет наведнъж, най-важното е да не се забавя до крайния срок.
Стъпка 3
На първо място, вземете решение за крайните цели на вашата работа. Съдържанието на доклада трябва да бъде информативно, ясно и за предпочитане кратко. Не забравяйте за "правилото на седемте", което казва, че нашето съзнание е в състояние ефективно да асимилира 7 елемента едновременно (+/- 2). Съответно е желателно да се подчертае точно този брой точки или раздели в доклада.
Стъпка 4
Важно е да можете да се съсредоточите върху резултатите от вашите дейности, описвайки какви задачи са изпълнени, а не просто да изброявате извършените действия за определен период.
Стъпка 5
За по-голяма яснота предоставете отговора си с таблици, картинки, диаграми.
Стъпка 6
Ситуацията е опростена, ако вашата компания вече е разработила формуляри за отчети (формуляри, таблици, които трябва да се попълнят, като направите вашите коментари)
Стъпка 7
Важно е не само това, което сте написали в доклада, но и как сте го изпратили. Тук трябва да запомните златното правило: ежедневните отчети се изпращат в края на работния ден, а не на следващата сутрин. Седмично - петък вечер, а не понеделник сутрин.
Стъпка 8
Друг съвет: преди да изпратите отчета, прочетете го отново, опитайте се да го направите през очите на вашето ръководство. Какви въпроси имате? Може би е необходимо да добавите нещо или, напротив, да опростите информацията, доколкото е възможно.
