Срещата е традиционен атрибут на всеки управленски процес. Значението, естеството, техническото ниво, продължителността на тази бизнес среща могат да варират в зависимост от конкретните цели и условия на срещата. В същото време това събитие има две основни отличителни черти: на срещата се обсъжда един или друг проблем или задача и резултатът трябва да бъде определено решение. Успешната среща изисква ясна организация.
Инструкции
Етап 1
Преди да свикате среща и да поканите конкретна група участници на нея, формулирайте целта на срещата. Изяснете сами: с какво решение трябва да завърши. Резултатът може да бъде одобряване на работен план за определен период, разработване на проект на действителна поръчка, съставяне на мрежов график и т.н.
Стъпка 2
Ако проблемът бъде решен на среща, целта на бизнес срещата ще изисква отговор на въпросите: защо, защо и как. Има неизменно правило: преди да се съгласите, трябва да се съгласите какво ще бъде обсъдено. Възможно е авторитетните участници в срещата да се замислят, че декларираният проблем не съществува. Специални срещи - за генериране (разработване) на идеи. Те могат да приемат формата на така наречената „мозъчна атака“. Настройката за такава процедура се нуждае от нестандартна, креативна.
Стъпка 3
Важен етап от подготовката на срещата е формулирането на дневния ред. Срещата може да бъде безполезна и непродуктивна, ако нейните информационни и проблемни компоненти не работят. Затова ясно помислете върху задаването на темата за разговор. Сравнете: „Въпросът за увеличаване на продажбите на продукт А в търговската мрежа“и „Договаряне на действия за увеличаване на продажбите на продукт А в търговската мрежа“. В първия случай дискусията може да се превърне в банални доклади, във втория - в решаването на болезнени проблеми.
Стъпка 4
Мястото на срещата също е важно. Налице е правилно психологическо наблюдение: ако дискусията се провежда в офиса на лидер, неговият възглед за решаване на конкретен проблем очевидно може да бъде доминиращ и по-предпочитан. Всяка друга стая (конферентна зала, просторна стая) може да бъде най-добрият вариант. Не забравяйте: зоната на комфортна комуникация е на около метър разстояние. Винаги когато е възможно, имайте това предвид, когато поставяте столовете си. Кръгли или овални маси са подходящи за срещи. Отстъплението може да е дори по-подходящо в конкретни ситуации, но това е много скъп вариант.
Стъпка 5
Планирайте внимателно времето за срещи. Неразумно е да го назначавате преди обедната почивка или в края на работния ден. За предпочитане са сутрешните часове. Ако планирате дълга среща, правете паузи или кафе паузи (5-10 минути на всеки час). Ако трябва да проведете информационна среща, възможна е опция без класическа среща, т.е. без столове.
Стъпка 6
Дисциплинира служителите в организацията и става част от корпоративната култура с ясен график на срещите: препоръчително е те да се провеждат в редовен ден от седмицата и в определен час (например в петък сутринта).
Стъпка 7
Сериозните срещи често изискват яснота: демонстрация на таблици, диаграми, показващи видео материали. Желателно е да имате бяла дъска, флип чарт, екран за тези нужди.
