Плановиците, срещите и срещите са неразделна част от работния процес. Основната им задача е да анализират колективно всяка ситуация на обслужване. Участниците в работни срещи могат и трябва активно да говорят, да обсъждат подробности и да предлагат решения на проблемите. За да бъде събранието ефективно, домакинът трябва да се придържа към определени правила.
Необходимо
- - дневен ред;
- - правилата на срещата;
- - протокол от срещата.
Инструкции
Етап 1
Научете ключовите признаци на ефективна среща. Малко са от тях: 1. Срещата има конкретна цел; 2. Организаторът е извършил цялата необходима подготвителна работа; 3. На срещата присъстват само заинтересовани служители, които са пряко свързани с обсъжданите въпроси; 4. Дискусията не се отклонява от основната тема; 5. В резултат на срещата бяха установени непосредствени планове и бяха дадени конкретни указания на служителите. Всички тези въпроси трябва да бъдат лично контролирани от мениджъра, особено ако организацията все още не е формирала механизъм за провеждане на ефективни срещи.
Стъпка 2
Формулирайте основната тема на срещата. То трябва да бъде подходящо и разбираемо за служителите. Много е важно работната среща да има конкретна цел: да разработи план за събитие, да одобри решение, да представи идея и т.н. Например не трябва да говорите за световната икономическа криза, ако рекламната Ви агенция има по-малко клиенти. В този случай срещата трябва да бъде посветена на разширяване на обхвата на услугите и промяна на системата за отстъпки.
Стъпка 3
Подгответе подробен дневен ред на срещата. В него посочете основната тема, въпросите, които се планират да бъдат обсъдени, имената на лекторите, състава на поканените, датата, часа и мястото на събитието. Всяка точка от дневния ред трябва да детайлизира основната тема на срещата, да отразява някои аспекти от нея. Въпросите могат да бъдат групирани или според принципа „от прости до сложни“, или в аналитичен ред - „текущата ситуация - нейният произход - възможни решения“.
Стъпка 4
Прикрепете графика на срещата към дневния ред. В него задайте времето за основните лектори, за информация от събеседниците, за изясняване на въпроси и за дискусия. Съставете графици дори за малки служебни срещи. Това ще научи себе си и служителите си да оценявате работното време, да спазвате срокове и да изразявате мисли ясно и точно.
Стъпка 5
Предварително запознайте служителите с дневния ред. Изпратете го по корпоративен имейл или раздайте на всички, които поканите на срещата. Помолете всички да се подготвят за дискусията. Подчертайте какво очаквате от всеки участник в предложението в рамките на тяхната компетентност.
Стъпка 6
Започнете срещата със своя кратка беседа. В рамките на 3-5 минути кажете за причината, която Ви е подтикнала да организирате тази среща и резултата, който искате да постигнете. След това запознайте участниците с дневния ред и работния график.
Стъпка 7
Водете дискусията. Поддържайте приятелска, но конструктивна дискусия. Насърчете всеки участник в срещата да изрази мнението си, свържете се с „мълчаливите“с лични въпроси, които изискват подробен отговор. Тактично, но твърдо се опитва да отклони разговора от основния проблем. Обобщете междинните суми за всеки въпрос.
Стъпка 8
В края на срещата отново озвучете решенията и инструкциите, дадени на служителите. Уверете се, че всички участници разбират задачите си и помнят сроковете си. Запишете важни точки в протокола. Изпратете копие от него на специалистите, отговорни за изпълнението на поръчките, както и на служителите, участващи в изпълнението на взетите решения.
