Регистрацията на документи е процес, изразен в фиксиране на идентификационни данни за конкретен документ, когато той е изпратен, получен, създаден. В момента се използват списания, картони и автоматизирани форми за регистрация на документи.
Вътрешната регистрация на документи е неразделна част от дейностите на всеки държавен или общински орган, институция, търговска организация или индивидуален предприемач. На практика този процес се свежда до фиксиране на основна информация за документа в специален формат, който се използва за вътрешна регистрация.
В този случай не само входящите и изходящите документи обикновено подлежат на вътрешна регистрация, но и документи, създадени в самата организация (например договори с контрагенти). Отговорностите за регистриране на документи често се възлагат на секретар или служител; в големи организации се създават цели отдели, които да оптимизират този процес.
Какви са формите на вътрешна регистрация на документи?
Най-често срещаната форма за вътрешна регистрация на документи все още е регистрацията в списанието. В този случай информацията за документите се въвежда в специален дневник, разделен на няколко колони. Не забравяйте да въведете данни за датата на получаване, изпращане или създаване на документа, записан е неговият регистрационен номер, име и краткото му описание.
Алтернативен формуляр е картовата регистрация на документи, при която информацията за всеки документ се въвежда в отделна карта, правилата за попълване на която се одобряват предварително. И накрая, най-прогресивната форма се счита за автоматизирана регистрация на документи, която свежда до минимум документооборота.
Коя е най-удобната форма за организацията?
Журналната форма за вътрешна регистрация на документи може ефективно да се използва в малки организации, където един специалист отговаря за изпълнението на съответните процедури. Недостатъкът на този формуляр е, че не е възможно няколко служители да работят едновременно по регистрацията на документи, така че не е подходящ за големи компании. В допълнение, при наличието на няколко списания за регистрация на документи (например в различни отдели), често възниква объркване с техните данни за регистрация.
Тези недостатъци се преодоляват с помощта на формата за вътрешна регистрационна карта, която ви позволява бързо и ефективно да записвате информация за произволен брой документи. Ако целта на компанията е да сведе до минимум документооборота, тогава се препоръчва използването на автоматизирана форма за вътрешна регистрация, която ще изисква специализиран софтуер.
