Съществува мнение, че срещата е събитие, което може да бъде подготвено спонтанно. Всъщност тази форма на бизнес взаимодействие изисква сериозно административно обучение.
Тема на срещата
Причината за срещата трябва да бъде формулирана от инициатора. В никакъв случай не винаги е най-важният участник в срещата в това си качество. Въз основа на факта, че срещите могат да бъдат вътрешнокорпоративни и с участието на широк кръг от поканени, е важно да се определи темата по такъв начин, че да може да привлече всички хора, необходими за диалога.
Обикновено техническата формулировка на темата се обработва от административния персонал или директно от секретаря на събранието. Дневният ред на срещата следва от дадената тема. Този документ включва всички въпроси, които са планирани за обсъждане. По предварително съгласие за всеки въпрос се определя лектор, на когото се определя срок за изказването му, без да се взема предвид дебатът. Срокът на дискусията е фиксиран в дневния ред отделно.
За по-добро разбиране на проблемите няма да е излишно да се подготви раздаващ материал, който включва кратки справки, статистически данни или друга информационна информация. Секретарят подготвя такива материали с всеки оратор поотделно.
Последният етап от подготовката на документалния филм е разработването на проекти за решения по всеки въпрос. Този документ представя предложените от докладчиците решения, основани на дискусията. Те записват последните изречения, представени от ораторите. Ако участниците не са съгласни с опцията в проекторешението, документът се коригира от секретаря.
Поканени лица
Дневният ред до голяма степен определя приблизителния списък на лицата, които трябва да бъдат поканени да разгледат повдигнатите въпроси. Така че, продуктивният начин е да поканите хора, които имат противоположната гледна точка с оратора. В този случай срещата служи като „кръгла маса“за страните в спорната ситуация.
Участниците в срещата се информират по всеки наличен метод - телефонно обаждане, имейл или лична покана. Целият пакет документи трябва да бъде предаден предварително на всички участващи лица, така че те да имат възможност да се запознаят предварително с материалите.
Провеждане на среща
В срещата трябва да участва секретар. Неговата задача е да изготви протокол след дискусията. При изготвянето на документа не е важна дословната точност на записването на дискусията, а отразяването на ключови речи и конкретни предложения.
За да се изключат възможни несъответствия, по-добре е да запишете хода на срещата на диктофон. Всички участници трябва да бъдат информирани за началото на записа.
