Служебното писмо е често срещан начин за информиране на трети страни по пощата. Използва се, когато е необходимо да има писмено потвърждение за предаването на важна информация на партньора или когато е невъзможно да се използват други видове комуникация. Този документ има много разновидности, но има общи правила, които трябва да се вземат предвид при изготвянето на такова писмо.
Необходимо
Бланка
Инструкции
Етап 1
За да започнете, вземете бланката на вашата организация, специално проектирана за тези писма. Основната му разлика от стандартната бланка е наличието на пощенски данни заедно с банкови данни. Ако това не е така във вашето предприятие, подгответе своя собствена версия. Поставете логото тук и посочете името на организацията, банкови данни, пощенски адрес, телефони, факс и имейл за комуникация.
Стъпка 2
В горния десен ъгъл посочете адресата на писмото (име на фирмата, пощенски адрес, длъжност, пълно име на ръководителя). Ако писмото е адресирано до няколко организации, адресите им се поставят един след друг, но не повече от четири подред и без да се посочват лидерите. Сега преминете директно към текста на писмото, тъй като този документ не пише името си (за разлика от актове, бележки и т.н.). Вместо това можете накратко да посочите предмета на писмото, същността на жалбата си - „за забавено плащане“, „за промяна на условията“и т.н.
Стъпка 3
Текстът на писмото трябва да бъде в бизнес стил. Изложете същността възможно най-кратко и точно, за да избегнете объркване при предаване на важна информация. Едно писмо трябва да адресира един проблем. Не се опитвайте да решите всички проблеми между вас и партньора ви с едно писмо. Всеки трябва да се разглежда поотделно, тъй като може да има различни изпълнители и освен това това може да бъде важно в случай на спорове, изискващи решение в съда. Съответно, най-добре е обемът на писмото да не се показва повече от една страница.
Стъпка 4
И накрая, избройте всички допълнителни документи в раздела „Приложения“. Оставете място за подписа на управителя и дешифрирайте подписа му в скоби (фамилия, инициали). Не забравяйте да посочите пълното име на изпълнителя и служебния телефонен номер за комуникация. Подпишете оригиналния документ с вашия ръководител и регистрирайте писмото при секретаря на вашата организация като изходящ документ.
