Дори в малките предприятия е необходимо периодично да се формализират писмено инструкциите на ръководителя и като правило в такива случаи се издават заповеди. Необходимостта от извършване на промени в предварително издадени местни актове може да бъде причинена от различни вътрешни и външни причини, но във всеки случай такива изменения трябва да бъдат изготвени правилно.
Инструкции
Етап 1
Заповед - местен акт, който формализира задължителна заповед, заповед на ръководителя (ръководителя) на предприятието, адресирана до подчинени. В допълнение, заповедта може да определи постоянна процедура, например заповед "За провеждане на конкурс за заемане на свободни позиции" или одобрена или приета друг вътрешен нормативен документ, например заповед "За одобряване на счетоводната политика на организация."
Стъпка 2
В големите предприятия може да е в сила специален документ „Работа в офиса“, съдържащ правилата за публикуване, регистрация и процедурата за изменение на заповедите на определена организация. Подобен ред обаче не съществува навсякъде и в този случай трябва да се позовава на общоприетите правила за документооборота.
Стъпка 3
По този начин измененията в заповедта могат да бъдат направени само чрез издаване на подобен документ в сила. С други думи, промените в заповедта трябва да бъдат формализирани със заповедта "За изменения на заповед № … от …".
Стъпка 4
Само лице, упълномощено по силата на служебното си положение и при задължително спазване на правилата за подчинение, може да подпише акт (заповед) за изменение на заповедта. Тоест по заповед на ръководителя на отдела не могат да се правят промени в заповедта на ръководителя на организацията, но е напълно възможна обратната ситуация.
Стъпка 5
Поръчките се издават, като правило, на бланките на организацията, ако има такива. В средата на реда или вдясно се изписва думата „Поръчка“, обозначаваща вида на действието на лидера.
По-долу посочете името на заповедта ("За измененията на …..").
Във въвеждащата част е възможно да се определят целите на промените в по-рано публикуван документ, например „За да се оптимизира работата по водене на документация за трудови злополуки, е възможно да се поръча:..“.
Следва текстът на заповедта за извършване на промени, където трябва ясно да се изброят всички точки на основния документ, към които се правят промените. Ако някои части от основния документ са напълно променени, посочете, че „такава и такава точка (или параграф и т.н.) трябва да бъде посочена в следното издание:…“.
Стъпка 6
Освен това посочете в заповедта датата на влизане в сила на промените, посочете длъжностните лица (можете да посочите имената), участващи в изпълнението на заповедта, и метода, за да им обърнете внимание. И в заключение посочете лицата, отговорни за изпълнението на поръчката.
Ако периодично се правят промени в поръчката (законодателството често се променя, това са характеристиките на производствената дейност на предприятието), препоръчително е в основния документ да се определи процедурата за извършване на промени в нея.
