Правилното съхранение на документацията ще избегне проблеми с намирането на правилните договори. След като отделите малко време за депозиране на ценни книжа, ще бъдете сигурни, че необходимите такива винаги ще бъдат под ръка, в безопасност и здравина.
Инструкции
Етап 1
За да намерите лесно документа, от който се нуждаете, направете счетоводна книга. Дайте номер на договора и го въведете в тази тетрадка. В допълнение към серийния номер запишете датата на сключване на договора. Редът в дневника трябва да изглежда така: 1. Договор № 987DL от 23.03.2010. Наред с това в бележките посочете същността на договора, ако това се изисква от корпоративния стил на архивиране.
Стъпка 2
Създайте за всяко юридическо лице, ако има няколко такива в организацията, свой собствен регистър на документи. Използвайте конвенционални символи, за да ги обозначите. Например, въведете договорите на LLC "Funny Pictures" като 987ВК. А договорите от OJSC "Murzilka" маркират 987M. Присвоявайте числа строго, за да избегнете объркване.
Стъпка 3
Подайте договора в папка само след като е преминал през всички етапи на одобрение, е подписан от генералните директори на двете страни и са поставени всички печати. Изберете подвързвачи с твърди корици, за да запазите документите си в безопасност. Създайте отделна папка за всяко юридическо лице.
Стъпка 4
За да вмъкнете договора в свързващото вещество, внимателно отстранете кламера, който свързва листовете. Пробийте нови дупки с перфоратор. Поставете документа в папка и го закрепете с метални финиши. Отделете един договор от друг с празен лист А4.
Стъпка 5
Има и друг начин за архивиране на документи. Закупете набор от прозрачни файлове. Поставете всеки договор в отделен капак и го закрепете в папка.
Стъпка 6
Не вмъквайте твърде много договори в една папка - листовете могат да се набръчкат. Свързващото вещество трябва да се затваря лесно, така че хартията да не наднича.
Стъпка 7
Отделете отделен рафт на стелажа за съхранение на папки с документи. В края на свързващото вещество посочете годината и юридическото лице, за което са съставени договорите. По този начин можете бързо да намерите необходимите ви договори, ако е необходимо.
Стъпка 8
Не е необходимо да пазите папки с документи, сключени преди три до четири години. Поставете ги в тесни картонени кутии, като подпишете годината и юридическото лице, което притежава договора. Изпратете пакетите до склада. Намерете сухо място за съхранение. Влагата може да убие ценни книжа.
