Няма общоприет формуляр за такива документи като такива, но е желателно да се спазват общите изисквания, произтичащи от самата логика на бизнес комуникацията. И така, от първите редове на всяко съобщение трябва да е ясно до кого е адресирано, от кого, по какъв въпрос и как да се свържете с автора. Всичко това ще опрости обработката на документа и прехвърлянето на собствеността. Това означава, че това ще увеличи шансовете за положителен отговор.
Необходимо
- - компютър;
- - текстов редактор;
- - принтер или имейл.
Инструкции
Етап 1
Първият ред на писмото трябва да включва поне името на организацията. В идеалния случай това трябва да е конкретно лице с име и титла, но по принцип не е необходимо. Във всяка организация те ще разберат чия компетентност е въпросът, по който кандидатствате, и ще го предадат на кого трябва.
Дори ако отправяте съобщение към първия човек, не е факт, че някой ще го прочете сам. Най-вероятно той ще подпише за подчинени.
Стъпка 2
Посочете кой сте. Ако кандидатствате от името на организация, най-добре е да използвате бланки и да посочите позицията и пълното си име в подписа си. В случая, когато действате като частно лице, фамилията, името и бащиното име в пълен размер и адреса ще бъдат достатъчни. За по-спешен контакт можете да посочите вашия телефонен номер, имейл адрес и други методи за комуникация.
Стъпка 3
В заглавието на съществената част на писмото посочете към какъв тип то принадлежи: искане за информация (ако искате отговор на определени въпроси), жалба, иск или писмо за оплакване (приложимо, ако това е нарушение на вашите права от представители на организацията, по-специално потребител), оферта (включително търговска оферта). Възможна е и опцията „обжалване“.
В реда по-долу е препоръчително да посочите темата на писмото, като накратко формулирате неговата същност: какво искате да попитате, чиито действия, служители на коя организационна единица смятате за незаконни и т.н.
Когато изпращате писмо по имейл, не пренебрегвайте полето "Тема" и за тази цел. В крайна сметка от съдържанието му зависи дали писмото е прочетено или убито.
Стъпка 4
Кажете на адресата какво точно Ви е подтикнало да се свържете с него. Ако това е инцидент, посочете всички негови обстоятелства: какви действия, предприети срещу вас, смятате за незаконни, на какви разпоредби на закона те противоречат, според вас.
Ако предлагате нещо, формулирайте същността на предложението, съсредоточете се върху ползите, които адресатът може да получи от приемането му, вашите силни страни, които имат значение за това.
Ако поискате разяснения от държавна организация, достатъчно е да се позовете на Конституцията и закона „За процедурата за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация“.
Като цяло действайте според обстоятелствата.
Стъпка 5
Посочете същността на това, което искате (в крайна сметка това е целта, за която е написано вашето съобщение): мерките, които очаквате и смятате, че са достатъчни за реализиране на вашите права, избройте въпросите, на които искате да получите отговор до и т.н.
Ако писмото е свързано с конфликтна ситуация и е адресирано до виновника на организацията, няма да е излишно да се изброят мерките в случай на получаване на немотивиран отказ или пренебрегване на писмото. Например завеждане на дело и искане на обезщетение за морални щети.
Стъпка 6
Абонирайте се в края. Ако кандидатствате като частно лице, подписът (на хартиен носител) и датата са достатъчни. Ако като представител на организацията ще се изисква посочване на длъжността и фамилията с инициали.
