Правилата за попълване на трудовите книжки са фиксирани в специална инструкция, одобрена с Указ на Министерството на труда на Руската федерация № 69 от 10 октомври 2003 г. Най-голям брой въпроси сред кадровиците обикновено причиняват попълване на информация за служителя, работата, която той извършва, и уволненията.
Спазването на правилата за попълване на работната книжка е гаранция за спазване на трудовите и пенсионните права на всеки служител и липсата на спорове с работодателя. Съответните правила са залегнали в специална инструкция на Министерството на труда на Руската федерация, която трябва да се следва от всички организации, индивидуални предприемачи и други работодатели. Така че, когато попълвате информация за служител, трябва да посочите пълното му фамилно име, собствено име, бащино име, дата на раждане, образование, професия, специалност. Съответната информация трябва да бъде записана въз основа на паспорт, документи, потвърждаващи наличието на определено образование, квалификация. Коректността на този запис се удостоверява с подписа на самия служител, както и от служителя по персонала, отговорен за поддържането на такива документи.
Как правилно да записвате информация за извършената работа
Колона 3 на раздела „Информация за работа“трябва да съдържа пълното име на организацията, в която служителят е приет, както и нейното съкратено наименование, ако има такова. Под този запис с подпечатване на съответния сериен номер се посочва информация за приемането на служителя в конкретна структурна единица, като се посочва длъжността (професия, специалност), както и с позоваване на конкретна заповед, заповед на работодателя, въз основа на която се извършва заетост. В същия раздел под следващите серийни номера се записват данни за присвояване на категория, категория на служител, правят се необходимите промени (например, свързани с преименуване на организацията).
Как правилно да записвате информация за уволнението
Най-голямата трудност и отговорност се характеризира с въвеждането на записи за прекратяване, които също трябва да бъдат записани в раздела "Информация за работа". В първата колона на този раздел се записва номерът на записа, във втората - датата на прекратяване на трудовия договор, в третата - причината за уволнението на служителя, в четвъртата - името и данните на документ, въз основа на който е въведена съответната информация (заповед на работодателя). В същото време попълването на причината за прекратяване на договора трябва да бъде придружено от текстово описание на съответното основание и връзка към конкретен член, клауза на Кодекса на труда на Руската федерация. И така, при прекратяване на договора по собствена воля, в третата колона се прави следното: „Уволнен по негово желание, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“.
