Повечето организации имат документи, съхранявани в продължение на десетилетия. За да предотвратите загубата или набръчкването на вашите ценни книжа, ги съхранявайте в папки от пластмаса или фазер. Преди да направите това, не забравяйте да присвоите собствен номер на всеки договор. Това ще улесни намирането му, когато е необходимо.
Инструкции
Етап 1
За да намерите лесно точния договор, направете счетоводна книга. Вземете дебел бележник на квадрат. Номерирайте първия лист. Дайте номер на сигурността и го запишете в този дневник. Числото може да се състои само от цифри, например 345. Или да има букви - 123-ID. В допълнение към него въведете датата, на която е сключен договорът. Редът в дневника трябва да изглежда така: 1. Договор № 345-Id от 23.03.2011 г. В бележките посочете същността на сделката, ако това се изисква от корпоративния стил на документация.
Стъпка 2
Когато в организацията има повече от едно юридическо лице, подгответе свой собствен дневник на договорите за всеки. Използвайте конвенционални символи за обозначаване. Например запишете документите на LLC "Three Bears" като 456-TM. И маркирайте договорите от ОАО "Вълк и Червената шапчица" 876-VKSH. Номерата трябва да влизат в тетрадките, за да няма объркване.
Стъпка 3
Дори ако всяко подразделение на компанията е ангажирано с изпълнението и одобряването на документи, трябва да има една книга на счетоводството на договорите. В противен случай номерата на документите ще се повтарят, което ще внесе раздор в дейността на компанията. Инструктирайте секретаря или офис мениджъра да водят този дневник. Не давайте на служителите печат или подпис с изпълнителния директор, докато не му бъде присвоен идентификационен номер.
