В процеса на работа ръководителите на организациите трябва да водят документация. Това включва кадрово, счетоводно и данъчно счетоводство. Лесно е да се разбере, че това предполага доста голям обем ценни книжа и съответно информация. За да се избегне объркване в данните, е необходимо правилно да се планира поддържането на документацията.
Инструкции
Етап 1
Ако организацията е голяма, препоръчително е да наемете служител за всеки обект. Да кажем, че един служител е необходим за записване на документи за персонала, друг или дори няколко са необходими за счетоводство. В длъжностната характеристика ясно посочете отговорностите на всеки човек, работещ във вашата държава. На първо място, включете клауза за това как да водите записи.
Стъпка 2
Ако искате да спестите пари, можете сами да запазите документацията. За записите на персонала закупете няколко папки и тетрадка. За групиране на документи ще са необходими папки. Например можете да направите папка за служители, които в момента работят в организацията; за архива е необходима друга папка. За да улесните намирането на информация, запишете данните в бележник. Да приемем, че са наели служител. В тетрадката запишете кратка информация за него, посочете и папката, в която можете да намерите по-подробни данни.
Стъпка 3
Не забравяйте да следите актуализираните документи. За всеки служител трябва да издадете лична карта, да въведете цялата информация за работата тук. Например служител е отишъл на почивка, напишете тази информация на картата. Трябва също така да попълвате разписание за месец.
Стъпка 4
Счетоводството е по-сложно и отнема много време. За да го проведете, имате нужда от специални знания. Не забравяйте да следвате промените в законодателството. Документите трябва да са в папки („Споразумения“, „Банка“, „Касова книга“, „Издадени фактури“, „Получени фактури“, „Авансови отчети“и др.). Всички документи трябва да бъдат подредени в хронологичен ред. Ще трябва да номерирате, зашиете и заверите някои архиви с печат и подпис. Такива документи включват касова книга, книга за продажби, покупки и други.
