Всяка фирма, наемаща специалисти, поддържа дневник на трудови договори, който се съхранява в архива на предприятието. Воденето на записи на тези документи е необходимо за лесна употреба, рационализиране, премахване на причината за загубата на договори, допълнителни споразумения. Това списание може да бъде както в хартиен, така и в електронен вид.
Необходимо е
- - фирмени документи;
- - трудови договори, допълнителни споразумения;
- - формата на дневника за отчитане на договорите.
Инструкции
Етап 1
Списанието за регистрация и отчитане на договори няма специална форма, одобрена от законодателни актове. Имате право сами да разработите формуляр за документ. Има някои подробности, които са необходими за дневника за записване на трудови договори.
Стъпка 2
Заглавната страница по правило трябва да съдържа информация за компанията, в която се съхраняват трудовите договори. Запишете заглавието на документа в средата с главни букви. Въведете името на компанията. Ако предприятието е голямо, е по-целесъобразно да има отделен дневник за всеки отдел (услуга). В този случай посочете името на структурната единица. Напишете датата на стартиране на документа. Въведете името на длъжността, личните данни на служителя, назначен да отговаря за регистрацията, сключването на договори с персонала на компанията. В много организации това се прави от служител по персонала.
Стъпка 3
В Excel създайте таблица с осем колони. В първата колона посочете серийния номер на трудовия договор, във втората - номера на договора, присвоен му, когато служителят е бил регистриран за длъжността. В третата, четвъртата колона напишете условията на договора, тоест началната дата, крайната дата. В петата колона напишете предмета на договора. Това може да бъде назначението на началника на отдела за заплати. Тоест, тази колона посочва и името на длъжността, където служителят е регистриран
Стъпка 4
В шестата колона посочете личните данни на специалиста, с когото е сключен трудовият договор, е съставено допълнително споразумение. В седмата колона посочете номера на архивната папка и нейното местоположение. На осмо място поставете подписа на отговорника, неговото фамилно име, инициали. Разпечатайте електронната таблица и следете трудовите договори.
Стъпка 5
Моля, обърнете внимание, че трудовите договори са важни правни документи. Когато освобождавате отговорното лице, не забравяйте да съставите акт за прехвърляне на документация. Новонаетият служител ще трябва да води записи на договорите в съответствие с изискванията.
