Всички документи на организацията трябва да се съхраняват правилно. Ясната система ви позволява незабавно да намерите правилния лист хартия. Някои видове документи имат свои собствени правила за съхранение, например за поръчки.
Необходимо
папки, кутии, хартия, компютър
Инструкции
Етап 1
Създайте дневник на поръчки, където ще бъдат записани всички поръчки за организацията. Дневникът трябва да бъде задължително подвързан и номериран, което изключва приписването или изтриването на страници.
Стъпка 2
Дневникът трябва да съдържа определени колони. Приблизителното съдържание на колоните може да бъде, както следва: колона, в която номерът на записа е посочен по ред, колона с датата на поръчката, колона с обобщение на поръчката, колона с номера на поръчката, колона, където служителят оставя знак за запознаване с тази поръчка. Освен това може да се добави колона, указваща местоположението на поръчката (папки или кутия).
Стъпка 3
Всички заповеди трябва да бъдат сортирани в папки: заповеди за приемане и уволнение на служители (заповеди за персонал), заповеди, които отразяват стимулите на служителите, изпращането им в командировки и ваканции, нареждания, отразяващи основните дейности на организацията. Ако поръчките имат отлични периоди на съхранение, за тях се създават отделни папки.
Стъпка 4
Системата за съхранение на поръчките трябва да бъде ясна, систематизирана и да гарантира непрекъснатостта на номерата, присвоени на поръчките. Това е особено вярно, когато поръчката е оттеглена за работа. Препоръчително е да направите фотокопие на запора, за да избегнете объркване.
Стъпка 5
Всички поръчки трябва да бъдат отпечатани на бланката на организацията. В този случай печатът на поръчката не е необходим. Ако поръчката е отпечатана на обикновен лист хартия, тогава печатът на организацията трябва да бъде върху нея.
Стъпка 6
Ако предприятието е приело електронна система за съхраняване на поръчки, то тя трябва да е еднаква в цялата организация. Служителите, които имат право да поставят своя подпис върху тези документи, трябва да имат достъп до електронни поръчки. В този случай е много удобно да се използва EDS (електронен цифров подпис). Препоръчително е във всеки случай да отпечатате дневника на поръчките.
