Номенклатурата е списък на всички дела, които съставят архива и са новоотворени в определена организация, въведени в системата. Той трябва да посочва индекса на делото, името, установените условия за съхранението му.
Разновидности на номенклатурата
В офисната работа има три основни типа номенклатура: стандартна, приблизителна и индивидуална. Стандартът е установен от федералния закон и служи като модел за съставяне на номенклатурата в организации от същия тип. Приблизителната номенклатура не включва строго нормализиран брой случаи. Той съдържа списък на случаите, препоръчани за отваряне с техните индекси. Горните типове номенклатура се съставят в държавни и общински организации и институции. Служители на частни организации въз основа на нормативни документи, видове отчети, работни планове и др. се разработва индивидуален списък на случаите. Включва целия обем на формираните дела на предприятието.
Процедурата за съставяне на номенклатурата
Всяка година въз основа на старата се изготвя нова номенклатура на делата. Освен това всички документи подлежат на ревизия. Важен компонент на номенклатурата е срокът на годност на делото. На тази основа се разграничават случаи на временно, дългосрочно и постоянно съхранение. Срокът на файловете за временно съхранение е по-малко от десет години, а дългосрочното съхранение е повече от десет години. По отношение на документи с изтекъл срок на съхранение се съставя опис, който посочва серийния номер на документа, име, година на създаване, брой листове и друга информация в изрично предоставени случаи. След изготвянето на описите тези документи подлежат на унищожаване.
Структурно номенклатурата е представена от раздели, подраздели. Това разделение обаче е типично за правителствени организации и институции. В частните организации това разделение е условно и по-скоро подчертава основните области на тяхната дейност, отколкото отразява връзката на властта и подчинението.
Номенклатурната таблица се състои от пет колони: първата съдържа индекса на делото, втората - името на делото, третата - броя страници (посочени в края на текущата година), четвъртата - периода на съхранение установени с нормативни правни актове, петата - бележки относно откриването на делото, включване в инвентара с цел унищожаване и др.
Делото за дългосрочно и постоянно съхранение, включено в номенклатурата, трябва да бъде не повече от двеста и петдесет страници. Ако броят на селата надвишава нормата, препоръчително е делото да се раздели на две или повече.
Съставената номенклатура на делата трябва да бъде съгласувана с архивния отдел и подписана от ръководителя на организацията.
