Сътрудничеството с чуждестранни партньори вече се превърна в норма за руските предприятия. Следователно обменът на делегации, който е част от работния процес, също е доста често срещано явление. Но ако за първи път приемате чуждестранни или руски партньори в предприятието, трябва да вземете предвид няколко нюанса, така че те да не пречат на установяването на бизнес контакти и да развалят впечатлението от срещата.
Инструкции
Етап 1
Поканата за среща трябва да бъде изпратена възможно най-рано, дори ако е постигнато предварително споразумение. Това е знак, че високо цените времето на партньорите си и уважавате тяхната заетост.
Стъпка 2
Когато бъде получено потвърждение, посочете броя на членовете на пристигащата делегация. По-добре е, ако ви бъде даден списък с гости с указание за позицията и контролирани указания. Изберете състава на вашата делегация в съответствие с този списък, като брой трябва да бъде приблизително същият като делегирането на гости. Обсъдете с гостите какъв език предпочитат да общуват и се погрижете за преводач за себе си, дори ако гостите ще дойдат със собствен преводач.
Стъпка 3
Научете за зоната на отговорност и компетентност на всеки ваш гост. По правило чуждестранните партньори са много стриктни в поддържането на официалната командна верига, така че трябва да имате ясна представа по какви въпроси е упълномощен да обсъжда този или онзи гост.
Стъпка 4
Подгответе и съгласувайте списък с въпроси, които ще трябва да обсъдите. Съберете всички материали и документи, от които може да се нуждаете. Решете какви документи ще бъдат подписани в резултат на преговори и обсъдете в какъв режим ще се провеждат: продължителност, почивки.
Стъпка 5
Изберете удобна стая въз основа на броя на хората, присъстващи на срещата. Всеки от тях трябва да има място, където да се настани удобно, защото между почивките ще трябва да седите няколко часа. Уверете се, че по време на срещата се сервират чай, кафе, бисквити, а на масите са чаши и минерална вода. Ако никой няма нищо против, не забравяйте да сложите пепелниците.
Стъпка 6
Попитайте гостите си за съгласие за аудиозапис на срещата, той не може да бъде направен без разрешение. Седнете гостите с лице към входната врата, този психологически нюанс ще им позволи да не се чувстват стресирани. Помолете да не се разсейвате от външни телефонни обаждания по време на преговори. Подгответе дневници и химикалки за гостите.
Стъпка 7
Не принуждавайте гостите да ви търсят, когато пристигнат на мястото за срещи. Някой трябва да ги посрещне във фоайето на сградата и да ги придружи до стаята, където ще се проведат преговорите.
