Преходът към новия формат на документа ще се осъществи през 2021 г. Това ще ви позволи да получите директен и бърз достъп до информация за трудовата дейност не само за служителя, но и за потенциалния работодател и съответните органи.
Причини за прехода
В повечето европейски страни хартиените формати за водене на регистри на работещото население отдавна не съществуват. Те бяха заменени от електронни бази данни и препоръчителни писма от Пенсионния фонд и работодателите.
Работната книжка е основният документ на официално нает гражданин. Той съдържа информация, която е важна за работодателите и пенсионния фонд относно местата на работа, трудовите отговорности, наличието на порицания или стимули, причините за преместването в друга организация. Въз основа на това се изчислява и общият стаж, който пряко влияе върху формирането на бъдещата пенсия.
Трудности могат да възникнат при хартиената форма на работната книжка: влошаване, повреда или загуба по вина на работодателя или самия служител, невъзможност за своевременно предоставяне на наличната информация на кадровия отдел или на специализирани агенции и органи; има и по-чести случаи на измами с въвеждане на неточни или променени данни. Това може да доведе до отнемащи време и психологически процедури: събиране на документи, пътуване, опашки.
Гражданите ще бъдат особено уязвими в случай на загуба на информация от трудовата документация поради следните причини:
- Отпуск по майчинство;
- Прекъсване в работата, включително увреждане;
- Преместване от едно населено място (град, регион и др.) В друго;
- Ликвидация на предишното място на работа.
Електронната работна книга е предназначена да премахне всички горепосочени проблеми, тъй като ще бъде регистриран файл, намиращ се в изцяло руската счетоводна база данни. Достъпът до тази база данни ще бъде на разположение на държавните агенции и органи. Той ще бъде интегриран, например, с Пенсионния фонд, Департамента за социална защита на населението, службата по заетостта, службата за персонал на организацията, в която гражданинът работи в момента.
Понятието и предимствата на електронна работна книга
Няма да има разлики между хартиената работна книжка и електронната, те са напълно идентични по отношение на информацията за служителя. Техният списък ще остане, както следва:
- месторабота;
- общ работен период на всяко работно място;
- длъжност на служител (професия, специалност);
- квалификация (ниво, степен, клас, категория);
- дати на регистрация на началото и края на трудовите правоотношения;
- мерки за насърчаване или наказание;
- движение на позицията, включително трансфери и съкращения;
- работа на непълно работно време (по искане на служителя).
Електронната трудова книжка ще се съхранява в личния акаунт на служителя на уебсайта на Пенсионния фонд, както и на портала на Държавните служби. Необходимата информация ще бъде предоставена под формата на извлечение. Може да бъде издаден от Пенсионния фонд, Многофункционалния център за обществени услуги (MFC) или настоящия работодател. Предоставя се извлечение без позоваване на местоживеенето или заетостта на служителя.
Когато кандидатства за ново място на работа, гражданинът може да извърши няколко действия: да получи извлечение от горепосочените органи, да изпрати независимо данни по имейл или да ги запази и предостави на цифров носител. За последните два метода трябва да добавите електронен подпис към данните.
Предимствата на електронните работни книги включват:
- Минимизиране на грешна, неточна или съзнателно неточна информация;
- Бърз достъп до информация, както и нейното бързо предоставяне при необходимост;
- Намаляване на разходите на служителя и работодателя за придобиване, поддръжка и съхранение на хартиени носители за работни дейности;
- Възможността за отдалечена заетост;
- Дистанционно регистриране на обществени услуги, обезщетения, пенсии и др.
- Сигурност и безопасност на данните на държавно ниво.
Предимствата на новата счетоводна система са неоспорими, но тази иновация има и недостатъци. Това се отнася главно за разходите на правителството за разработване, внедряване, поддръжка и защита на базата данни. Също така първоначално ще има нужда от прехвърляне в системата на колосално количество данни за трудовата активност на гражданите от хартиен носител, което може да доведе както до тривиални грешки на операторите, така и до откази в системата. Друга пречка е липсата на достъп до интернет в регионите, същото важи и за отдалечените села и села.
Процес на преход
Планира се преминаването към тази система в началото на 2021 година. Това ще бъде доброволно за тези, които вече имат опит по това време. Работодателите, които ще си намерят работа за първи път от януари 2021 г., работодателите ще започнат само електронна версия.
За служителите, които желаят да продължат да водят книжка на хартиен носител, е необходимо да подадат заявление под каквато и да е форма до отдел „Човешки ресурси“до края на 2020 г. Тогава работодателят ще води записи както в електронен, така и на хартиен носител.
Ако заявлението не бъде подадено, работните книжки на хартиен носител ще бъдат предадени на такива служители и допълнителни промени ще бъдат направени само в цифров формат.
