На сутринта трябваше бързо да завършите вчерашната работа. Шефът провери и в последния момент поиска да поправи нещо. След това имаше важни преговори с клиента и втората половина на деня обикновено преминаваше в безкрайни телефонни разговори и тичане наоколо, дори трябваше да се забавите за един час. Прекарайте 10 минути сутрин, съставяйки работен план за деня, и всичко ще стане по-лесно!
Инструкции
Етап 1
Започнете с общо приоритизиране. Със сигурност имате повече и по-малко спешни проекти. Също така, вашият опит вероятно може да ви подскаже кои от проектите отнемат най-много време и отнемат много време и кои могат да бъдат направени достатъчно бързо. Естествено, подчертайте първите. Те са най-значимите.
Стъпка 2
Работата по всеки проект по правило се извършва по определен алгоритъм и се състои от стъпки. Би било хубаво да се предпише такъв алгоритъм стъпка по стъпка, поне приблизителен, когато се появи всеки нов проект.
Да речем:
1. изгответе списък на документите, които трябва да бъдат поискани от клиента.
2. изискайте документи от клиента.
3. анализирайте документи.
4. организира нова среща и обсъжда проблеми и решения.
5. изгответе заключение.
Естествено, всяка от тези стъпки може да отнеме повече от един ден. Съответно, такава стъпка трябва да бъде разделена на по-малки единици. Те също трябва да бъдат включени в дневния план. Като цяло вашият план трябва да бъде възможно най-конкретен, без елементи като „най-накрая да се справите с проекта NN“.
Стъпка 3
Откройте важни и неотложни въпроси. Важното не винаги е спешно и обратно. Такъв подбор ще ви помогне да определите по-точно времето, прекарано за всеки елемент от вашия план и интервала, в който ще го изпълните (веднага, преди обяд, в късния следобед и т.н.).
Стъпка 4
Очевидно е най-добре да започнете, като правите неща, които са както спешни, така и важни за вас. Например някаква критична ситуация, "изгаряща" поръчка. Тогава си струва да преминем към просто важни въпроси - разработване на нова концепция, разработване на проект на споразумение. Това вече не е решение на конкретни проблеми, а моделиране на ситуация, дългосрочно планиране, тоест всичко, което ще донесе значителни резултати в бъдеще. Те обикновено отнемат по-голямата част от времето, което е добре!
Стъпка 5
Що се отнася до неотложните или неспешните, но не важни въпроси, нека останат „за по-късно“, въпреки че това звучи странно по отношение на това, което изглежда спешно. Ако въпросът е спешен, нека се направи възможно най-скоро, но не в ущърб на по-важни въпроси. Както показва практиката, много време се отделя за нещо, което изглежда изисква бърза реакция (например кореспонденция), но всъщност няма значение по принцип.
Стъпка 6
Разбира се, ситуацията около нас непрекъснато се променя и не винаги сме в състояние да следваме плана си. Самият факт на ежедневното планиране обаче помага да се формулират важните за нас въпроси и да се определят приоритети. Освен това наличието на план намалява възможността да забравите за какъвто и да е бизнес в суматохата.
